Nebenkostenabrechnung prüfen und Einwendungen erheben

Die Betriebskostenabrechnung ist Ihnen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen; danach ist eine Nachforderung des Vermieters ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB). Umgekehrt haben Sie als Mieter Einwendungen gegen die Abrechnung bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB); danach sind sie grundsätzlich ausgeschlossen (Satz 6). Für die Prüfung dürfen Sie nach § 556 Abs. 4 BGB Einsicht in die Belege verlangen.

Die zwei Zwölf-Monats-Fristen auseinanderhalten

Beide Fristen dauern zwölf Monate, starten aber an unterschiedlichen Tagen.

Frist	Beginn	Folge bei Versäumung
Abrechnungsfrist des Vermieters (§ 556 Abs. 3 BGB)	Ende des Abrechnungszeitraums, also in der Regel der 31. Dezember	Nachforderung ausgeschlossen – außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten
Einwendungsfrist des Mieters (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB)	Zugang der Abrechnung bei Ihnen	Einwendungen können nicht mehr geltend gemacht werden – Ausnahme: Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 6)

Rechenbeispiel bei einem Abrechnungszeitraum, der dem Kalenderjahr entspricht: Für 2025 muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2026 bei Ihnen eingehen. Erhalten Sie sie am 20. November 2026, läuft Ihre Einwendungsfrist bis zum 20. November 2027. Sie ist aber keine Zahlungsfrist: Nach Darstellung der Verbraucherzentrale dürfen Sie die gesetzte Zahlungsfrist in der Zwischenzeit nicht einfach ignorieren.

Die gesetzliche Ausnahme bei der Abrechnungsfrist ist eng: Die Nachforderung bleibt nur möglich, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat – das entscheidet sich an den konkreten Umständen. Ein Guthaben verfällt durch die Fristversäumnis nicht; ausgeschlossen ist allein die Nachforderung.

Welche Kosten überhaupt umgelegt werden dürfen

Umlagefähig sind nur Betriebskosten; § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) zählt sie in siebzehn Nummern auf. Die praktisch wichtigsten:

Nr. 1 – laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, namentlich die Grundsteuer
Nr. 2 und 3 – Wasserversorgung sowie Entwässerung
Nr. 4 bis 6 – Heizung, Warmwasserversorgung und verbundene Anlagen
Nr. 7 – Betrieb des Personen- oder Lastenaufzugs
Nr. 8 – Straßenreinigung und Müllbeseitigung
Nr. 9 und 10 – Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung, Gartenpflege
Nr. 11 bis 13 – Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung des Gebäudes
Nr. 14 bis 16 – Hauswart, Antennen- beziehungsweise Breitband- oder Glasfaseranlage, Einrichtungen für die Wäschepflege
Nr. 17 – sonstige Betriebskosten, die in den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind

Die Auffangposition „sonstige Betriebskosten“ ist kein Freibrief: Umlegbar ist nur, was vertraglich vereinbart ist und laufend anfällt.

Ausdrücklich nicht umlagefähig: Verwaltung und Reparaturen

§ 1 Abs. 2 BetrKV nimmt zwei Blöcke ausdrücklich aus dem Begriff der Betriebskosten heraus:

Verwaltungskosten (Nr. 1): die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung.
Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (Nr. 2): die Kosten, die während der Nutzungsdauer aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen.

Eine Position wie „Verwaltungspauschale“, „Reparatur Hauseingangstür“ oder „Erneuerung Dachrinne“ gehört damit nicht in eine Wohnraum-Nebenkostenabrechnung. Aufpassen sollten Sie bei Mischposten: Wartung ist umlagefähig, die Reparatur desselben Geräts nicht.

Formell ordnungsgemäß – die vier Pflichtbestandteile

Bevor Sie einzelne Beträge nachrechnen, prüfen Sie den Aufbau. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (Urteil vom 29. Januar 2020, Aktenzeichen VIII ZR 244/18) gehören zu einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und – soweit zum Verständnis erforderlich – Erläuterung der Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Dieselbe Entscheidung stellt klar, dass ein selbsterklärender Schlüssel wie „Wohnfläche“ nicht zusätzlich erläutert werden muss.

Welcher Schlüssel gilt, ergibt sich aus dem Mietvertrag; haben die Parteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen (§ 556a Abs. 1 BGB). Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, sind nach einem Maßstab zu verteilen, der diesen Verbrauch berücksichtigt.

Belegeinsicht: Ihr Werkzeug für die Prüfung

§ 556 Abs. 4 BGB gibt Ihnen einen eigenen Anspruch: Der Vermieter hat Ihnen auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege zu gewähren; er ist berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen. Datenschutz ist nach Darstellung der Verbraucherzentrale kein Grund, die Einsicht zu verweigern; solange sie verweigert wird, können Mieter die Nachzahlung zurückbehalten. Formulieren Sie das Verlangen konkret: Position, Zeitraum, Beleg.

Prüf-Checkliste

Schritt	Worauf Sie achten	Grundlage
1. Zugang datieren	Eingangsdatum notieren – daraus errechnet sich Ihre Einwendungsfrist	§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB
2. Abrechnungszeitraum	Höchstens zwölf Monate; kam die Abrechnung zu spät?	§ 556 Abs. 3 BGB
3. Pflichtbestandteile	Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, eigener Anteil, Abzug der Vorauszahlungen?	BGH VIII ZR 244/18
4. Positionen	Jede Position im Katalog des § 2 BetrKV und im Mietvertrag?	§ 2 BetrKV
5. Verbotene Posten	Verwaltung, Reparatur, Instandsetzung streichen	§ 1 Abs. 2 BetrKV
6. Schlüssel	Wohnfläche als Auffangregel; erfasster Verbrauch nach Verbrauch	§ 556a Abs. 1 BGB
7. Heizkosten	Laut Verbraucherzentrale 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig	Heizkostenverordnung
8. Vorauszahlungen	Gezahlte Beträge mit dem Abzug in der Abrechnung vergleichen	Kontoauszüge
9. Belege anfordern	Einsicht in die strittigen Belege verlangen	§ 556 Abs. 4 BGB
10. Einwendung	Schriftlich, mit Positionsbezug, Zugang nachweisbar	§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB

Musterabsatz für Ihr Einwendungsschreiben

Ergänzen Sie Anschriften und Datum; ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.

Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum [Abrechnungszeitraum], Mietobjekt [Straße, Hausnummer, Wohnung]

Sehr geehrte Damen und Herren,

Ihre Betriebskostenabrechnung ist mir am [Datum] zugegangen. Hiermit erhebe ich innerhalb der Frist des § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB Einwendungen gegen folgende Positionen: [Position 1 mit Betrag] und [Position 2 mit Betrag]. Die Position [Position 1] gehört nach § 1 Abs. 2 BetrKV nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Bei der Position [Position 2] ist für mich der angesetzte Verteilerschlüssel nicht nachvollziehbar.

Zur Prüfung bitte ich Sie nach § 556 Abs. 4 BGB um Einsicht in die zugrundeliegenden Belege, insbesondere [Belege benennen]. Die geforderte Nachzahlung behalte ich in Höhe des strittigen Betrags von [Betrag] Euro vorläufig zurück; den unstrittigen Rest überweise ich bis zum [Datum]. Für Ihre Antwort setze ich mir eine Frist bis zum [Datum].

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Vorname Nachname]

Ob ein Zurückbehalt berechtigt ist, hängt davon ab, wie begründet Ihre Einwendung ist. Im Zweifel zahlen Sie unter Vorbehalt.

Häufige Fragen

Wie lange hat der Vermieter Zeit für die Nebenkostenabrechnung?

Nach § 556 Abs. 3 BGB ist die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Ein Guthaben verfällt durch die Fristversäumnis nicht; ausgeschlossen ist allein die Nachforderung.

Wie lange kann ich Einwendungen gegen die Abrechnung erheben?

Einwendungen gegen die Abrechnung haben Sie dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Nach Ablauf dieser Frist können Sie Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, Sie haben die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (Satz 6).

Darf ich die Belege zur Abrechnung einsehen?

Ja. Nach § 556 Abs. 4 BGB hat der Vermieter dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege zu gewähren; er ist berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen. Solange die Einsicht verweigert wird, können Mieter nach Angaben der Verbraucherzentrale die Nachzahlung zurückbehalten.

Was muss eine formell ordnungsgemäße Abrechnung enthalten?

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (Urteil vom 29. Januar 2020, VIII ZR 244/18) gehören dazu die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und – soweit zum Verständnis erforderlich – Erläuterung der Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Muster, keine Rechtsberatung. Dieser Beitrag erklärt die allgemeine Rechtslage für Wohnraummiete (Stand: September 2026). Ob eine Position umlagefähig ist und ob der Vermieter eine Verspätung zu vertreten hat, hängt vom Mietvertrag und vom Einzelfall ab; für Gewerberaum gelten teilweise andere Regeln. Lassen Sie Ihre Abrechnung im Zweifel von einem Mieterverein, einer Verbraucherzentrale oder anwaltlich prüfen.

Quellen: § 556 BGB (dejure.org) · § 556a BGB (dejure.org) · § 1 BetrKV (dejure.org) · § 2 BetrKV (dejure.org) · BGH, 29.01.2020 – VIII ZR 244/18 (dejure.org) · Verbraucherzentrale: Betriebs- und Heizkostenabrechnung · Verbraucherzentrale: Heizkostenabrechnungen prüfen. Stand: September 2026.